Resumo
A ordem cronológica de pagamentos estabelece critérios para o município pagar seus fornecedores, mas o acompanhamento precisa começar antes da etapa financeira. Entenda o que exige a Lei nº 14.133/2021, como pendências entre setores afetam os prazos e por que responsabilidades claras e informações integradas ajudam a gestão a responder aos fornecedores e prestar contas.
Quando um fornecedor pergunta à prefeitura por que ainda não recebeu, a equipe responsável pelo pagamento pode precisar consultar outras áreas antes de responder. O serviço pode ter sido prestado, mas uma conferência ficou pendente, um documento não foi encaminhado ou a liquidação ainda não foi concluída.
A ordem cronológica de pagamentos orienta a sequência legal dos contratos. Para acompanhá-la sem perder os prazos, porém, o município precisa saber o que acontece com cada obrigação desde a entrega até o pagamento. Essa relação entre a regra e a organização do trabalho foi destacada por Ericsson Marcel Salazar Pinto, consultor da SMAR APD no Espírito Santo, em uma conversa no PodContá, do CRC Espírito Santo.
O artigo 141 da Lei nº 14.133/2021 determina que a administração observe a ordem cronológica para cada fonte diferenciada de recursos. Dentro de cada fonte, os pagamentos são separados por categoria de contrato: fornecimento de bens, locações, prestação de serviços e realização de obras. Portanto, a prefeitura precisa identificar a fonte e a categoria antes de analisar a posição de uma obrigação na sequência correspondente.
A lei também prevê situações específicas em que essa ordem pode ser alterada. Nesses casos, exige justificativa prévia da autoridade competente e posterior comunicação ao controle interno e ao tribunal de contas. A administração deve disponibilizar mensalmente, em seu site, a ordem dos pagamentos e as justificativas das eventuais alterações.
Além da sequência, cada contrato estabelece condições e prazos de pagamento que precisam ser acompanhados. O procedimento para incluir uma obrigação na ordem deve ser conferido na regulamentação aplicável ao município. A Instrução Normativa SEGES/ME nº 77/2022, por exemplo, traz regras para a administração federal e para a execução de recursos da União provenientes de transferências voluntárias por estados e municípios. Seus critérios operacionais não devem ser presumidos como regra única para todos os contratos municipais.
O pagamento resulta de um processo que envolve a área responsável pelo contrato, a conferência do bem ou serviço entregue, o registro dos documentos, a liquidação da despesa e o encaminhamento para as etapas financeiras. Cada órgão organiza esse fluxo conforme suas atribuições e normas, mas uma pendência em qualquer ponto pode comprometer a previsão de pagamento.
Considere um contrato de prestação de serviços. O trabalho foi executado e o fornecedor apresentou a cobrança. Se a confirmação do serviço permanece pendente, a área que realiza a liquidação pode não ter os elementos necessários para concluir sua etapa. Quando a dúvida chega à equipe financeira, parte do prazo já transcorreu e será preciso descobrir onde o processo parou.
É por isso que consultar somente os pagamentos realizados ou as obrigações já disponíveis para pagamento oferece uma visão incompleta. A gestão também precisa acompanhar os processos em andamento, identificar documentos pendentes e saber há quanto tempo cada etapa aguarda uma providência. Esse cuidado ajuda a distinguir falta de recursos, pendência documental e demora na tramitação, situações que pedem respostas diferentes.
Para a prefeitura, um atraso sem causa identificada reduz a previsibilidade das saídas financeiras e aumenta o trabalho de localizar documentos, consultar setores e responder a cobranças. Quando as informações ficam dispersas, uma mesma obrigação pode exigir sucessivas verificações antes que a gestão consiga apresentar uma posição segura.
Para o fornecedor, a incerteza afeta o planejamento do negócio. O Tribunal de Contas da União, em suas orientações sobre pagamentos contratuais, observa que prazos excessivamente longos e a incerteza sobre o recebimento podem afastar interessados em futuras contratações e influenciar os preços ofertados. Isso torna o acompanhamento dos pagamentos relevante também para a capacidade do município de contratar bens e serviços.
Ericsson chama atenção para esse efeito sobre quem atende o setor público. A organização dos pagamentos depende de uma visão compartilhada do processo: a contabilidade e a área financeira precisam receber informações corretas e em tempo, enquanto gestores e responsáveis pelos contratos devem acompanhar o que ainda está pendente.
Um fluxo de pagamentos bem definido permite saber qual área recebeu o processo, o que já foi conferido, quem precisa realizar a próxima ação e qual prazo está em curso. Essas informações ajudam a equipe a agir enquanto ainda há tempo para resolver uma pendência, em vez de reconstruir o histórico após a cobrança do fornecedor.
A responsabilidade precisa estar clara em cada etapa, inclusive quando um documento deve retornar para correção. Isso permite que a administração trate o atraso em sua origem e dê ao gestor uma visão das obrigações que podem afetar a programação financeira. Também facilita a preparação das informações exigidas para a divulgação da ordem cronológica e a atuação dos órgãos de controle.
Como discutimos no artigo sobre planejamento e transparência na gestão municipal, a qualidade da informação divulgada depende dos registros e processos que a produziram. Na ordem cronológica de pagamentos, essa relação é direta: para explicar por que uma obrigação foi paga em determinada posição, o município precisa preservar o histórico das etapas e das decisões.
Sistemas integrados ajudam a reunir informações que, de outra forma, precisariam ser buscadas separadamente nas áreas de contratos, compras, contabilidade e finanças. Com acesso aos registros do processo, as equipes podem acompanhar obrigações, consultar pendências e verificar o histórico necessário para planejar pagamentos e responder a questionamentos.
O sistema de contabilidade pública da SMAR APD contempla registros de empenhos, liquidações e pagamentos e integra informações de aquisições e recebimento de materiais e serviços. Essa conexão apoia o acompanhamento da despesa ao longo das etapas, desde que as áreas mantenham os registros atualizados e cumpram suas atribuições.
Para o município, o ponto de partida é observar se a equipe consegue responder, com os dados disponíveis, onde está cada obrigação, qual providência falta, quem é responsável por ela e como o pagamento será tratado na sequência aplicável. Quando essas respostas são acessíveis, a ordem cronológica deixa de ser consultada apenas no momento de pagar e passa a fazer parte do acompanhamento cotidiano da gestão.
Se a sua prefeitura está revendo esse fluxo, vale começar pelas etapas em que as informações deixam de circular entre as equipes. A SMAR pode te auxiliar a avaliar como a integração dos sistemas apoia esse acompanhamento. Fale com nossos especialistas e descubra como!
