Este texto apresenta situações frequentes que fazem a tramitação de processos não avançar no sistema SMAR APD, esclarecendo que, na maioria das vezes, a ocorrência está relacionada a pendências operacionais (status, distribuição, assinaturas, validações e agenda). Além disso, o conteúdo destaca funcionalidades que contribuem para organização e acompanhamento do fluxo, reforçando a importância de o servidor compreender as etapas e acompanhar atualizações para manter a previsibilidade da rotina administrativa. 

Principais pontos 

• O processo não tramita no sistema: quais os principais pontos de atenção? 

• Funcionalidades avançadas: potencializando o uso do sistema 

• Evolução tecnológica: do caderno digital ao processo eletrônico 

• Volume de chamados ao suporte aumenta em determinadas ocasiões 

Em alguns momentos, ao utilizar o sistema da SMAR APD, o usuário pode identificar que a tramitação não avança conforme o esperado. Nesses casos, é comum surgir a dúvida: “Por que meu processo não tramita no sistema?” 

Em grande parte das situações, quando a tramitação não avança, o motivo está relacionado ao status atual do documento ou a ações pendentes que precisam ser concluídas dentro do sistema. 

O objetivo deste post é esclarecer fluxos de tramitação e apoiar a leitura das etapas, contribuindo para mais agilidade na rotina e maior previsibilidade no encaminhamento das demandas. 

O processo não tramita no sistema: quais os principais pontos de atenção? 

Para entender por que um processo não segue adiante, é importante observar os pontos em que o fluxo pode ser interrompido por etapas pendentes, como distribuição, assinaturas, validações e agenda. 

1. O status de “Aguardando Distribuição” 

Este é um dos motivos mais recorrentes de dúvidas. Quando um processo consta como Aguardando distribuição, ele já chegou ao setor, mas ainda não teve responsável definido. 

• Nesse caso, o sistema não encaminha o processo se ele não foi distribuído para um responsável; 

• A tramitação será liberada após a distribuição manual ou o recebimento formal do documento por um usuário do setor. 

2. Assinaturas: digital versus eletrônico 

A diferença entre tipos de processos e suas formas de assinatura também pode impedir o envio. 

• Processo digital: pode exigir assinaturas em etapas específicas, conforme a parametrização do fluxo; 

• Processo eletrônico: quando há assinatura obrigatória pendente, a tramitação pode permanecer indisponível até a conclusão. 

Orientação prática: verifique se todos os envolvidos já concluíram as assinaturas exigidas. Sem essa etapa, o documento permanece como pendente de finalização para a próxima fase. 

3. Dificuldades de acesso e validação 

Em algumas situações, a tramitação não avança porque o usuário não consegue concluir a etapa de validação necessária para executar a ação. 

• Senha: tentativas incorretas podem exigir validação adicional ou procedimentos de recuperação, impactando o andamento da rotina; 

• E-mail e códigos: inconsistências no recebimento do código de validação ou uso de e-mail desatualizado podem impedir a finalização do envio. 

Sem essa autenticação de segurança, o sistema mantém a tramitação condicionada à validação, preservando a integridade do fluxo e dos registros. 

4. Agendar ou tramitar? Uma ocorrência frequente 

Em alguns casos, ao tentar encaminhar um documento, o usuário seleciona “Agendar” em vez de “Tramitar”. 

• Ao agendar, o usuário orienta o sistema a manter o processo vinculado à agenda para uma ação futura; 

• Isso mantém o processo sob responsabilidade do próprio usuário até que a agenda seja executada, e a tramitação para o próximo setor não ocorre naquele momento. 

Para verificar: 

• acesse Consulta de status e Agenda de Tramitação; 

• localize o processo e, na parte inferior, confira o campo “Agendado trâmite por” para identificar o vínculo com a agenda. 

Funcionalidades avançadas: potencializando o uso do sistema 

Muitos usuários se concentram nas funções essenciais, mas o sistema SMAR APD oferece recursos que apoiam a organização, a rastreabilidade e a gestão do fluxo. 

O sistema de cemitério e a gestão de serviços 

O módulo de cemitério integra funcionalidades administrativas que apoiam a rotina de gestão, como: 

• emissão de ordens de serviço para colaboradores pelo sistema; 

• agendamento de salas de velório e organização do uso de espaços; 

• vínculo entre cadastro do falecido e a concessão, preservando consistência histórica; 

• movimentações internas e externas para rastreabilidade administrativa; 

• emissão de guia para pagamento de taxas vinculadas aos serviços do cemitério. 

Ouvidoria e transparência 

A funcionalidade de ouvidoria permite abertura de manifestações em formato anônimo ou sigiloso, conforme parametrização, apoiando a participação social e o tratamento adequado das informações. 

Personalização e atalhos 

Para apoiar produtividade, o usuário pode favoritar telas de uso frequente, reduzindo tempo de navegação e favorecendo foco na análise e execução das rotinas. 

Evolução tecnológica: do caderno digital ao processo eletrônico 

A SMAR APD mantém um ciclo de atualizações quinzenais, com registros de mudanças e aprimoramentos, apoiando acompanhamento contínuo por parte das equipes. 

Cidades como Ourinhos, Nova Odessa e Ribeirão Pires avançaram na adoção de rotinas digitais, com ampliação do uso de tramitação eletrônica e organização dos registros. 

• O Caderno Digital reproduz a lógica do processo físico com recursos do ambiente digital; 

• O servidor realiza assinaturas, encaminhamentos e downloads em ambiente integrado. 

Novo layout e organização 

O sistema passou por atualização de layout, organizando menus laterais em ordem alfabética, contribuindo para localização mais direta de módulos e rotinas. 

Aprendizados e cases reais 

Experiências municipais mostram que, com uso contínuo e capacitação, as equipes passam a consolidar rotinas no ambiente digital e ampliam domínio das funcionalidades do sistema. 

• Sertãozinho: retomada do processo digital e reorganização do consumo de papel na rotina; 

• Matão: consolidação do uso no ambiente digital com padronização interna; 
• Ourinhos: base de validação e aprimoramento de práticas para o processo eletrônico padrão. 

Volume de chamados ao suporte aumenta em determinadas ocasiões 

O volume de chamados tende a variar em momentos específicos, como: 

• pós-eleição, com alterações de equipes, criação de usuários e redefinição de permissões; 

• períodos de maior uso do módulo de cemitério (como finados), por demanda de consulta e rotinas associadas; 

• mudanças de layout, quando há necessidade de adaptação das equipes à nova interface. 

Quando a tramitação não avança no sistema, geralmente há etapas pendentes relacionadas a status, distribuição/recebimento, assinaturas, validações e agenda. 

Boas práticas para apoiar a rotina: 

• Verificar o status do processo e se está Aguardando distribuição; 

• Conferir assinaturas obrigatórias antes de tramitar; 

• Consultar Agenda de Tramitação e o campo “Agendado trâmite por” quando necessário; 

• Manter cadastros e validações em dia para assegurar execução adequada das ações; 

• Acompanhar materiais de apoio e atualizações, fortalecendo domínio do fluxo. 

Ao compreender as etapas e utilizar os recursos disponíveis, o servidor aumenta a previsibilidade do andamento e fortalece a condução adequada dos processos administrativos. 

 Acompanhe a SMAR APD no Instagram para mais conteúdos técnicos, análises e boas práticas sobre cobrança digital e gestão orientada por dados: https://www.instagram.com/smarapd/