A implantação de um novo sistema de gestão em uma prefeitura precisa conciliar mudança e continuidade: enquanto equipes aprendem novas rotinas e processos são adaptados, folha de pagamento, licitações, prestações de contas e demais obrigações do município continuam seguindo seus prazos. Em São João da Boa Vista (SP), uma implantação iniciada em dezembro de 2025 envolveu diferentes áreas da administração, treinamentos específicos para os servidores e uma transição estruturada pelo time de Projetos da SMAR APD. Na fase final do processo, a integração proporcionada pelas soluções já se reflete, segundo a Secretaria de Finanças, em maior confiabilidade e disponibilidade das informações utilizadas para acompanhar a gestão financeira e apoiar decisões.
Trocar um sistema de gestão envolve um desafio particular na administração pública: a transição precisa acontecer enquanto o município continua funcionando.
Folha de pagamento, processos licitatórios, execução orçamentária, registros contábeis e entregas aos órgãos de controle permanecem sujeitos aos mesmos calendários. Ao mesmo tempo, servidores precisam se adaptar às novas ferramentas e incorporar processos diferentes às atividades que já fazem parte de sua rotina.
Esse foi um dos pontos centrais da implantação das soluções da SMAR APD na Prefeitura de São João da Boa Vista. Iniciado em dezembro de 2025, com a reunião de kick-off, o projeto passou pela etapa de levantamento em janeiro e seguiu pelas demais fases de implantação até chegar à etapa final.
Para Natália Santos, secretária de Finanças do município, conciliar essas duas frentes esteve entre os principais desafios do período.
“O maior desafio é correr contra o tempo, cumprir os prazos que nós temos que entregar, porque os prazos no Tribunal de Contas e no Tesouro Nacional não param. As licitações têm que sair, a folha de pagamento também. É fazer uma implantação e a Prefeitura não pode parar.”
A fala evidencia um dos desafios de uma implantação desse porte: a mudança nos sistemas precisa acontecer enquanto a rotina dos serviços públicos continua.
Para organizar esse processo, a empresa coordena as diferentes etapas da implantação e faz a conexão entre a Prefeitura e as áreas envolvidas no projeto.
“O setor de Projetos tem o papel de conduzir, organizar e coordenar a jornada do cliente durante a implantação dos sistemas. Ele atua como elo entre o cliente, as áreas técnicas, implantação, tecnologia, suporte e comercial, garantindo que a transição ocorra de forma planejada, controlada e transparente”, explica Evandro Bortoliero, coordenador do setor de Projetos da SMAR.
Na prática, esse trabalho desenvolve um plano de implantação, com fases, responsáveis, prazos, entregas, riscos e acompanhamento das atividades.
Em São João da Boa Vista, esse planejamento vem sendo conduzido pelo time de Projetos, em conjunto com as diferentes áreas da administração municipal, enquanto as rotinas e os prazos da Prefeitura seguem normalmente.
Administração, Finanças, Recursos Humanos e Materiais estão conectados na gestão municipal, mas possuem processos, responsabilidades e necessidades próprias. Uma mudança tecnológica que atravessa essas áreas exige que a adaptação também considere essas particularidades.
Em São João da Boa Vista, os treinamentos foram realizados de forma específica para cada área durante o período de implantação. A proposta foi permitir que as equipes conhecessem as ferramentas a partir das atividades que efetivamente fazem parte de suas rotinas.
Segundo Natália, a capacitação teve papel relevante nesse processo de adaptação.
“Pegamos todo o conjunto administrativo, Finanças, RH, Materiais, então tivemos treinamentos específicos para cada área. A SMAR APD nos proporcionou excelentes treinamentos para os servidores.”
A capacitação por áreas ajuda a aproximar a tecnologia da operação cotidiana. Em vez de concentrar a transição apenas no funcionamento do sistema, o processo passa a considerar também como os servidores utilizarão os recursos para executar suas atividades, consultar informações e cumprir os procedimentos sob sua responsabilidade.
Essa preparação ganha ainda mais importância quando a implantação ocorre simultaneamente às rotinas administrativas. O aprendizado precisa avançar sem criar uma ruptura entre o processo anterior e aquele que começa a ser incorporado pelas equipes.
Ao mesmo tempo, preparar diferentes setores para operar dentro de um ambiente integrado cria condições para que as informações geradas em cada etapa possam ser utilizadas pelas demais áreas que dependem delas. Essa integração entre setores é especialmente importante em processos que atravessam diferentes áreas da administração, nos quais a continuidade do fluxo também depende da qualidade das informações registradas.
Por que a tramitação de processos entre setores impacta diretamente a gestão municipal? (https://www.smarapd.com.br/por-que-a-tramitacao-de-processos-entre-setores-impacta-diretamente-a-gestao-municipal-)
Se a continuidade da operação representou um dos principais desafios da transição, a qualidade das informações disponíveis para a gestão financeira ajuda a explicar por que a mudança era necessária.
Ao avaliar a situação anterior à implantação, Natália relata dificuldades para realizar análises contábeis e financeiras, atrasos em entregas ao AUDESP e ao Tesouro Nacional e a necessidade de executar manualmente parte dos trabalhos.
A limitação também atingia informações importantes para o acompanhamento financeiro do município. Indicadores relacionados a despesas com pessoal, ensino e educação, por exemplo, fazem parte das referências utilizadas pela área de Finanças para acompanhar a execução e subsidiar decisões.
Em uma administração formada por processos interdependentes, a confiabilidade desses dados também está relacionada à forma como as informações são produzidas e compartilhadas entre as áreas. Quando sistemas e rotinas não se comunicam adequadamente, aumentam a necessidade de controles paralelos, conferências e trabalhos manuais para reunir informações que deveriam acompanhar o próprio fluxo administrativo.
É nesse ponto que a integração proporcionada pelas soluções implantadas ganha relevância. Ao conectar informações produzidas nas diferentes rotinas, o sistema amplia sua disponibilidade para as áreas que precisam utilizá-las e reduz a fragmentação que dificulta análises e acompanhamento.
Para a secretária de Finanças, um dos primeiros ganhos já percebidos está justamente na confiança sobre os dados consultados.
“Isso foi um ganho que a gente já está sentindo: uma confiança no sistema. Eu preciso de um relatório e confio que ele está me dando os dados corretos. Na área financeira, estou sentindo uma tranquilidade bem maior na confiabilidade dos dados.”
A mudança descrita por Natália coloca a informação no centro da modernização da gestão. Ter acesso a um relatório não é suficiente se o gestor ainda precisa questionar sua consistência ou recorrer a controles paralelos para utilizá-lo.
Quando as informações produzidas pelas diferentes áreas permanecem integradas e disponíveis ao longo dos processos, elas podem cumprir melhor sua função dentro da administração: apoiar acompanhamento, análise e tomada de decisão.
Durante uma implantação, o tempo dedicado à adaptação das equipes convive com um calendário administrativo que continua avançando.
No caso de São João da Boa Vista, a preocupação com prazos aparece de maneira recorrente no relato da Secretaria de Finanças. Além das rotinas internas, o município precisa atender às obrigações perante o Tribunal de Contas e o Tesouro Nacional.
Essa realidade torna a transição especialmente sensível. Eventuais atrasos não permanecem restritos ao projeto de implantação: podem alcançar processos administrativos que dependem das informações geradas pelos sistemas.
Por isso, organizar a implantação por etapas e preparar as equipes ao longo do processo contribui para que a mudança seja incorporada sem perder de vista as entregas que continuam sendo exigidas da administração.
Na fase final do projeto, a percepção relatada pela Secretaria de Finanças é de maior tranquilidade em relação às informações disponíveis. É um resultado que deve ser compreendido dentro do estágio atual da implantação: o processo ainda estava sendo concluído no momento do depoimento, mas os primeiros ganhos já podiam ser identificados no cotidiano da área.
A experiência reforça que modernizar a gestão não significa apenas concluir tecnicamente uma implantação. O resultado começa a aparecer quando as equipes incorporam as novas rotinas e a integração entre os sistemas permite que as informações acompanhem os processos administrativos com maior continuidade.
Tecnologia da SMAR APD apoia municípios líderes em transparência fiscal no Brasil (https://www.smarapd.com.br/tecnologia-da-smar-apd-apoia-municipios-lideres-em-transparencia-fiscal-no-brasil-)
Ao chegar à fase final da implantação, São João da Boa Vista inicia também outra etapa: consolidar as novas rotinas e transformar os recursos implantados em parte do funcionamento cotidiano da Prefeitura.
Para Natália, a expectativa é que essa relação tenha continuidade justamente porque uma nova troca de sistema significaria reiniciar um processo que mobiliza equipes, exige adaptação e interfere diretamente em atividades essenciais da administração.
“A gente precisa de um sistema que nos dê resultado, que nos dê os dados para uma boa gestão pública. Então, a gente pretende que seja um futuro bem longo entre a Prefeitura de São João da Boa Vista e a SMAR APD.”
A experiência evidencia uma mudança relevante para a administração municipal: a integração entre sistemas e áreas começa a se traduzir em informações mais disponíveis e, na percepção da Secretaria de Finanças, em maior confiança nos dados utilizados para acompanhar a gestão.
É nesse processo que o setor de Projetos da SMAR atua, coordenando as diferentes etapas da implantação e fazendo a conexão entre o município e as equipes envolvidas no projeto.
Conheça a atuação do setor de Projetos da SMAR APD e como esse trabalho apoia a implantação das soluções nos municípios.
